Bizonyára már az ön cége napi működését is valamilyen vállalatirányítási rendszer támogatja, azonban sok szempontból látható, hogy jelenlegi rendszere vagy rendszerei, nem szolgálják a legideálisabb módon cége működését. E problémakör főbb tünetei között tapasztalható a folyamatok akadozó menedzselése, a cég nem elég transzparens, nem eléggé átlátható működése, a lelassult információáramlás az egyes területek között, illetve kiemelt probléma, ha a vezetői döntésekkel kapcsolatos információkat nem szállítja a rendszer, végős soron ezáltal az üzleti igényeket sem tudja már megfelelően kiszolgálni. Ehhez kapcsolódik még az is, hogy az elmúlt évek dinamikus, főként online szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos növekedése kapcsán a szoftver külső rendszerekhez való kapcsolódása, kapcsolatainak szám sem kielégítő.
A hazai KKV és nagyvállalatok igényeire szakosodott cégként, mindennapi munkánk során felgyűlt tapasztalatainkat csokorba szedve mutatjuk be azt a legfontosabb 5 jelet, amely arra utalhat, hogy ideje megfontolnia a vállalatirányítási rendszere cseréjét.
1. Döcögős folyamatmenedzsment, szigetszerű működés
Ahány társosztály, annyi különböző szoftver… gyakran szembesülünk ilyen „örökölt” helyzettel. Abban a pillanatban, hogy az ERP rendszer (vállalatirányítási rendszer) mellett egy másik szoftvert is elkezdünk használni ugyanarra a folyamatra, rendkívül nehézkessé válik a feladat. Más rendszert használ az adminisztráció, a pénzügy, az értékesítés, és a beszerzés. Pedig a lényeg pont az lenne, hogy egységesen minden kolléga az összes részlegről egyetlen integrált rendszerben dolgozzon. A vállalat napi operatív tevékenységeit ideálisan kialakított folyamatmenedzsment kell segítse, az ERP rendszerek egyes területei és felhasználói között megfelelő együttműködést kialakítva. Optimális tevékenységlánc esetén a felhasználók gördülékenyen, összehangoltan, azonos módszerekkel és határidőkkel, jól szervezett folyamatok mentén dolgoznak. Így egyrészt biztosítható a konzisztens, strukturált cégműködés, másrészt a szervezeti transzparencia új szintre emelkedik. Ezt a működést pedig kizárólag egy megfelelő ERP segítségével lehetséges elérni.
2. Átlátható cégműködés hiánya
Minden cég életében az átlátható működés alapvető fontosságú, de ha jobban belegondolunk, még a legjobban szervezett cégek esetében is gondot okozhat a transzparencia gyakorlatba történő átültetése. Az állandó jelentési kötelezettség nehezíti a napi operatív munkát, akadályozza a hatékony tervvégrehajtást, nehezíti a vezetői döntések meghozatalát, ugyanakkor hosszú távon az átláthatóan működő, gazdaságilag megalapozott célokkal rendelkező, megbízhatóan működő cégeknek minden tekintetben egyszerűbb a céljaik teljesítése. Egy profi integrált vállalatirányítási rendszer lényege, hogy ezeket a feltételeket megteremtse, képes összevetni különböző adatokat különböző területekről, mindössze néhány gombnyomás segítségével. Ha azt tapasztaljuk, hogy ezen összefüggések előállítására, összegzésére túl sok humánerőforrás megy el, érdemes elgondolkodni az ERP rendszer cseréjén.
3. Lassú információáramlás
A vállalkozásokat kínzó harmadik legfontosabb általános problémakörnek a lassú információ-áramlást látjuk. Az egyes társosztályok kollégái korlátozottan férnek csak hozzá cégszinten közös információkhoz, esetleg nem tudják vagy nehezen értelmezik azt. Többféle adatbázissal dolgoznak, többféle projektmenedzsment felületet használnak. Ilyenkor az információ áramlása lelassul. A lassú információáramlásnak, illetve „elakadásoknak” a gyakorlati hibákon felül rendkívül káros hatása van a vállalkozások működésére, a vállalati kultúrára rombolóan hat. A kialakult információs elakadásokat nagyon nehéz feloldani. Egy megfelelően paraméterezett vállalatirányítás mellett ezek az elakadások lényegesen kevesebb alkalommal fordulnak elő.
4. Az üzleti igényeknek megfelelő információk nehezen érhetők el
Egy másik ERP rendszer váltásra sürgető jel lehet, ha az üzleti igényeket nem vagyunk képesek hatékonyan kielégíteni. A komplex feladatokat is a lehető legrövidebb idő alatt, optimális ráfordítással kell elvégeznünk, annak érdekében, hogy a piacon versenyképesek maradhassunk. A döntéshozók számára alapvető fontosságú a szükséges adatok használható információvá alakítása, a vezetők ismétlődő riportjainak elkészítése, a pénzügy beszámolók, készletértékek vagy a teljesítmény riportok pontos és jól ütemezett előállítása. Egy hatékony vállalatirányítási rendszer manapság elengedhetetlen eleme a közeli és távoli jövő tervezhetősége, és az adatalapú döntéstámogatás megfelelő szintű kialakítása. Ha azt tapasztalja, hogy a vállalatirányítási rendszer hátráltatja, és emiatt cége jelentősen veszít piaci előnyéből, illetve, adatok helyett megérzések és benyomások alapján dönt, akkor hasznos lehet megfontolni a cserét egy professzionális ERP-megoldásra.
5. Kevés aktív külső kapcsolt IT rendszer
Az ERP-megoldást gyakran úgy tekintik, amely kizárólag a belső működést szolgálja. Ez bizonyos mértékig igaz is – átfogó támogatást nyújt a vállalat nagy területeinek, mint pl. a termelés és a szállítás megtervezéséhez, bevezetése cégen belül történik. De természetesen az ERP rendszerek nem csupán a vállalat számára előnyös munkaeszközök, szerepük a vállalatok körülvevő ökoszisztémával való kapcsolattartás szempontjából is rendkívül fontos.
Egy ERP rendszer képességeit az elérhető API kapcsolatok száma sokszorozhatja, ezekkel az API-kal közvetlen és közvetett előnyöket biztosíthat a vállalkozás és annak ügyfelei számára, javítva az Ön vállalkozása eredményességét, és a vállalatát versenytársai elé helyezheti. Kapcsolódó külső számlázási rendszerek, kártyás fizetési rendszerek, fizetőkapuk, webáruház kapcsolatok, szállítmányozási és logisztikai kapcsolatok és e-marketing technológiai kapcsolatok nélkül ma egy vállalkozás félkarú óriás. Annak minősége, hogy vállaltirányítási rendszerünk mennyi és milyen minőségű azonnal indítható kapcsolattal rendelkezik, erősen befolyásolja sikeres működésünket.
A fenti néhány kérdéskör áttekintése után érdemes végig gondolni, hogy cégük irányítását végző vállalatirányítási rendszerük még aktívan és hatékonyan szolgálja-e a működést.
